KI-Kompetenz: Weniger Pflicht. Mehr Praxis
Die KI-Schulungspflicht wurde entschärft. Aber Artikel 4 des AI Acts ist nicht verschwunden. Was KMU jetzt noch tun müssen – und warum dafür weder Zertifikate noch Schulungsmarathons nötig sind.
Seit dem Sommer liest man es immer wieder: Die KI-Schulungspflicht ist entschärft. Das kling ein bisschen nach „Haken dran – wir brauchen uns nicht mehr darum kümmern". Ein Gedanke, der durchaus nachvollziehbar ist. Wer ein kleines Unternehmen führt, hat genügend Themen auf dem Tisch und freut sich über jede Entlastung.
Nur: Entschärft bedeutet nicht abgeschafft.
Die Pflicht ist deutlich leichter geworden und das ist auch gut so. Sie müssen Ihr Team nicht zu KI-Profis ausbilden. Aber wenn in Ihrem Unternehmen ChatGPT, DeepL oder andere KI-Tools genutzt werden, müssen Sie weiterhin um die KI-Kompetenz der Menschen kümmern, die für Sie arbeiten.
Die gute Nachricht: Für viele KMU ist das mit erstaunlich wenig Aufwand machbar.
Was hat sich tatsächlich geändert?
Artikel 4 der KI-Verordnung (EU AI Act) regelt die sogenannte KI-Kompetenz. Bis Juli verlangte er von Unternehmen, nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an Kompetenz verfügt.
Seit dem 27. Juli 2026 gilt mit dem Digital Omnibus eine Anpassung. Der Digital Omnibus ist ein Paket von 47 Erwägungsgründen, mit dem die EU ihre Digitalgesetze vereinfacht. Unternehmen sind jetzt verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen, mit denen sie die Entwicklung von KI-Kompetenz unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht garantieren.
Oder einfacher gesagt: Aus einer Ergebnispflicht wurde eine Bemühenspflicht.
Es zählt, dass Sie etwas tun – nicht, dass anschließend alle in Ihrem Unternehmen KI-Profis sind. Ein bestimmtes Schulungsformat schreibt das Gesetz ebenso wenig vor wie Abschlusstests oder Zertifikate.
Die Pflicht, sich um KI-Kompetenz zu kümmern, bleibt. also. Der Weg dorthin ist aber deutlich offener.
Und das halte ich für sinnvoll
Denn KI-Kompetenz entsteht nicht durch eine Maßnahme von der Stange. Eine Schulung kann dafür ein wichtiger Baustein sein. Entscheidend ist aber, dass sie zur tatsächlichen KI-Nutzung im Unternehmen passt: Mitarbeitende müssen wissen, welche Tools sie einsetzen dürfen, welche Daten dort nichts verloren haben, wie sie KI-Ergebnisse überprüfen und an wen sie sich bei Unsicherheiten wenden können.
Genau deshalb halte ich die Änderung für sinnvoll. Sie gibt Unternehmen mehr Spielraum, KI-Kompetenz so aufzubauen, wie sie im jeweiligen Arbeitsalltag gebraucht wird.
Auch die Konrad-Adenauer-Stiftung hatte Anfang des Jahres kritisiert, dass einmalige, abstrakte Schulungen häufig zu wenig Bezug zu den tatsächlichen Risiken im Unternehmen haben.
Für mich folgt daraus nicht: weniger KI-Compliance. Sondern passgenauere KI-Compliance – mit klaren Regeln, geeigneten Schulungen und regelmäßigen Updates dort, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
Weniger Pflichtprogramm. Mehr Kompetenz für den tatsächlichen Arbeitsalltag.
Und was bedeutet das für ein kleines Unternehmen?
Zunächst lohnt sich ein Blick darauf, wo KI überhaupt eingesetzt wird. Denn einer der am meisten verbreiteten Annahmen ist:
„Wir nutzen gar keine KI.“
Sind Sie sicher?
KI steckt inzwischen in zahlreichen Anwendungen, die im Büro selbstverständlich genutzt werden: in Übersetzungstools, Office-Anwendungen, Buchhaltungssoftware oder Schreib- und Recherchetools. Hinzu kommen Anwendungen, die Mitarbeitende auf eigene Faust ausprobieren. Eine Browser-Erweiterung hier, ein kostenloses KI-Tool dort – und schon wird KI im Unternehmen eingesetzt, ohne dass jemand einen Überblick darüber hat.
Bevor Sie also über Schulungen oder Richtlinien nachdenken, sollten Sie eine viel einfachere Frage stellen:
Welche KI-Tools nutzen wir eigentlich – und wofür?
Wie das aussehen kann: ein Steuerbüro mit zwölf Beschäftigten
Nehmen wir ein fiktives Steuerbüro. Das Team nutzt ChatGPT für E-Mail-Entwürfe, DeepL für Übersetzungen und KI-Funktionen innerhalb der Buchhaltungssoftware.
Wie könnte dieses Unternehmen Artikel 4 pragmatisch angehen?
1. KI-Tools erfassen
Die Inhaberin fragt im Team nach, wer welches KI-Tool wofür nutzt. Dabei taucht eine Browser-Erweiterung auf, die Texte automatisch zusammenfasst und bislang niemand offiziell freigegeben hat. Genau hier beginnt eine sinnvolle KI-Inventur.
Und häufig wird dabei gleichzeitig sogenannte Schatten-KI sichtbar: Anwendungen, die im Unternehmen genutzt werden, ohne dass sie offiziell eingeführt oder geprüft wurden.
2. Regeln festlegen
Im nächsten Schritt wird geklärt: Welche Tools dürfen genutzt werden? Welche Daten haben darin nichts verloren? Wer entscheidet über neue Anwendungen? Und an wen können sich Mitarbeitende bei Fragen wenden?
Für unser fiktives Steuerbüro könnte zunächst eine einzige Seite reichen:
Erlaubt sind die freigegebenen KI-Anwendungen. Neue Tools werden vorher abgestimmt.
Personenbezogene Mandantendaten und sensible Geschäftsdaten werden nicht in nicht freigegebene KI-Tools eingegeben.
KI-generierte Ergebnisse werden von einem Menschen geprüft, bevor sie das Unternehmen verlassen.
Für Fragen gibt es eine feste Ansprechperson.
Eine Regelung, die verstanden und tatsächlich angewendet wird, bringt mehr als 30 Seiten, die niemand liest.
3. Das Team fit machen
Jetzt folgt ein Teamtermin – mit echten Situationen aus dem Büro statt allgemeiner KI-Theorie.
Darf ich eine E-Mail mit Mandantendaten von ChatGPT umformulieren lassen?
Was mache ich, wenn die KI eine Zahl nennt, die plausibel klingt, aber falsch ist?
Welche Anwendungen darf ich überhaupt verwenden?
Eine Stunde kann für einen solchen Einstieg bereits viel bewirken. Die beiden Kolleginnen, die intensiv mit den KI-Funktionen der Buchhaltungssoftware arbeiten, bekommen zusätzlich eine auf ihre Aufgaben zugeschnittene Einweisung. So bekommen nicht automatisch alle dieselbe Schulung, sondern das Wissen, das sie für ihre jeweilige Arbeit brauchen.
4. Nachlegen, wenn sich etwas ändert
KI-Kompetenz ist kein Thema, das nach einem Schulungstermin für die nächsten drei Jahre erledigt ist. Kommt ein neues Tool hinzu oder verändert sich eine wichtige Funktion, wird nachgelegt.
Dafür braucht es nicht jedes Mal einen Seminartag. Je nach Anlass können 15 Minuten im Teammeeting, eine kurze Anleitung oder ein aktualisierter Hinweis genügen.
5. Festhalten, was getan wurde
Zum Schluss dokumentiert das Steuerbüro seine Maßnahmen.
Zum Beispiel:
14.11.2026 – Teamtermin „KI im Büroalltag“, 60 Minuten. Inhalte: Nutzungsrichtlinie, Umgang mit Mandantendaten, Prüfung von KI-Ergebnissen. Teilnehmende: zwölf Beschäftigte.
Dazu kommt die Nutzungsrichtlinie mit dem Datum ihrer letzten Aktualisierung. Mehr muss daraus nicht automatisch werden.
Für unser Beispiel lässt sich der erste Aufschlag ungefähr in einem halben Arbeitstag schaffen. Danach entsteht vor allem dann neuer Aufwand, wenn sich Tools, Aufgaben oder Risiken verändern.
Und was ist mit Externen?
Auch Aushilfen, Auszubildende und externe Dienstleister sollten mitgedacht werden, wenn sie im Auftrag des Unternehmens KI einsetzen. Das bedeutet nicht automatisch, dass Sie Ihre freie Texterin oder Ihren externen Buchhaltungsdienstleister zur nächsten internen Schulung einladen müssen.
Oft kann schon klar geregelt werden, welche Tools im Auftrag des Unternehmens eingesetzt werden dürfen und welche Anforderungen dabei gelten.
Entscheidend bleibt auch hier: Die Maßnahme muss zur tatsächlichen Nutzung und zum damit verbundenen Risiko passen.
Kein eigenes Bußgeld – also doch egal?
Das deutsche KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz, kurz KI-MIG, sieht für einen Verstoß gegen Artikel 4 kein eigenes Bußgeld vor. Für die Aufsicht ist in Deutschland die Bundesnetzagentur zuständig.
Folgenlos muss Untätigkeit deshalb trotzdem nicht bleiben. Stellen Sie sich vor, eine Mitarbeiterin kopiert Kundendaten in ein nicht freigegebenes KI-Tool. Oder eine KI-generierte Auskunft wird ungeprüft übernommen, ist falsch und verursacht einen Schaden. Dann stellt sich schnell die Frage:
Welche Vorkehrungen hat das Unternehmen getroffen?
Gab es Regeln? Wussten die Mitarbeitenden, welche Daten sie verwenden dürfen? Wurde ihnen vermittelt, dass KI-Ergebnisse überprüft werden müssen?
Fehlende Regeln und Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung können hier zum Risiko werden. Und werden personenbezogene Daten falsch verarbeitet, gelten zusätzlich die Vorgaben und möglichen Sanktionen der DSGVO.
Eine schlanke Dokumentation hilft deshalb nicht nur beim Nachweis der eigenen Maßnahmen. Sie sorgt auch dafür, dass Zuständigkeiten und Regeln im Unternehmen klar sind.
Gut zu wissen: Wer KI für sensible Entscheidungen einsetzt – beispielsweise zur Vorauswahl von Bewerbungen –, kann zusätzlich unter die strengeren Regeln für Hochrisiko-KI fallen. Hier gelten weitergehende Anforderungen.
Ihr 15-Minuten-Start
Wenn Sie nach diesem Beitrag ersteinmal nur eine Sache tun, dann diese:
Fragen Sie Ihr Team, welche KI-Tools es nutzt und wofür.
Schreiben Sie die Antworten auf. Mehr noch nicht.
In einem überschaubaren Unternehmen kann diese kleine KI-Inventur in einer Viertelstunde erledigt sein. Und sie zeigt Ihnen ziemlich schnell, wo KI längst zum Arbeitsalltag gehört, wo möglicherweise Schatten-KI entstanden ist und wo überhaupt Handlungsbedarf besteht. Erst danach müssen Sie entscheiden, welche Regeln, Einweisungen oder Schulungen tatsächlich sinnvoll sind.
Und wenn bei dieser Liste mehr Fragen auftauchen als Antworten, schauen wir gemeinsam darauf. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was für Ihren Betrieb tatsächlich angemessen ist – und was Sie sich sparen können.
Als TÜV-zertifizierte KI-Compliance-Beauftragte unterstütze ich KMU dabei, KI-Compliance so aufzusetzen, dass sie im Arbeitsalltag funktioniert: verständlich, pragmatisch und ohne unnötige Papierberge.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.
Quellen
KI-Schulungspflicht nach Art. 4 KI-VO: Was nach dem Digital Omnibus gilt. KI-Schulungspflicht Art. 4 KI-VO: Stand nach Omnibus | IKAR
Fehlende KI-Schulung kostet in Deutschland kein Bußgeld. KI-Schulungspflicht Deutschland: kein Bußgeld, aber Haftung
EU AI Act Art. 4 Art. 4 KI-VO - KI-Kompetenz - KI-Verordnung
EU AI Act, Erwägungsgrund 8 Erwägungsgrund 8 (Omnibus) - Anpassung der KI-Kompetenz - KI-Verordnung
Die KI-Schulungspflicht sollte praxisnah reformiert werden Die KI-Schulungspflicht sollte praxisnah reformiert werden - Konrad-Adenauer-Stiftung
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